Por qué los proyectos tecnológicos no terminan con la implementación

Cuando una empresa decide invertir en tecnología, suele enfocarse en la fase más visible: la implementación. Sin embargo, en la práctica, el proyecto no termina cuando se pone en marcha un nuevo sistema, software o infraestructura.
Ahí es, justamente, cuando empiezan los verdaderos costos.

Muchas organizaciones —especialmente pymes y emprendimientos en proceso de digitalización— subestiman esta parte. Creen que con pagar la implementación inicial el proyecto “queda cerrado”, sin considerar los gastos operativos que seguirán apareciendo año tras año.
El resultado: sobrecostos, falta de planificación y frustración frente a una tecnología que no se mantiene o se vuelve obsoleta rápidamente.

CAPEX vs OPEX: la clave para entender el costo real

Todo proyecto informático tiene dos grandes tipos de costos:

• CAPEX (Capital Expenditure): la inversión inicial para adquirir o implementar tecnología.
  Ejemplo: desarrollo de software, compra de licencias, consultoría, infraestructura.

• OPEX (Operational Expenditure): los gastos operativos necesarios para mantener esa tecnología funcionando.
  Ejemplo: soporte técnico, suscripciones, hosting, renovación de licencias, mantenimiento, actualizaciones.

Una provisión contable solo cubrirá la parte CAPEX, pero una buena planificación debe considerar ambos.
De lo contrario, la empresa termina con una solución que no puede sostener a largo plazo.

Lo que no se ve en el presupuesto inicial

Algunos de los costos que suelen olvidarse en la etapa de planificación son:

• Licencias o suscripciones anuales de software o infraestructura cloud.
• Soporte técnico y mantenimiento post-implementación.
• Actualizaciones de seguridad y versiones del sistema.
• Capacitación continua para el personal.
• Ampliación o escalamiento del servicio según el crecimiento de la empresa.

Estos costos recurrentes deben presupuestarse dentro del plan operativo de TI, no como gastos imprevistos.
Cuando se hace bien, la tecnología se convierte en un activo vivo y no en un proyecto abandonado.

Buenas prácticas para una gestión financiera tecnológica

1. Definir el ciclo de vida del proyecto: saber cuánto tiempo se espera que la solución esté vigente (3, 5 o más años).
2. Incluir un plan de mantenimiento anual dentro del presupuesto operativo (OPEX).
3. Revisar y ajustar la provisión cada año según la evolución del negocio y las necesidades tecnológicas.
4. Medir el retorno (ROI) no solo por el ahorro inmediato, sino por la continuidad y estabilidad que la tecnología entrega.
5. Comunicar a los equipos no técnicos —como finanzas o dirección— la diferencia entre inversión inicial y gasto recurrente.

Conclusión

Planificar los costos de un proyecto tecnológico va mucho más allá de pagar la implementación.
Es comprender que toda tecnología moderna funciona bajo un modelo continuo de servicio y actualización, que debe presupuestarse desde el inicio.

Una empresa que entiende esta diferencia no solo evita sorpresas financieras, sino que construye una base sólida para su transformación digital.

Si estás pensando en implementar una nueva solución tecnológica y quieres asegurarte de planificar correctamente tu inversión y tus costos operativos, puedo ayudarte a estructurar ese plan con una visión técnica y financiera equilibrada.